HAKBİS — Hakediş Süreci Bilgi Sistemi

Proje Hakkında

HAKBİS, kamu kurum ve kuruluşlarının yüklenici firmalara verdikleri işlere ait hakediş dosyası süreçlerini ve ödemelerini takip edebilecekleri sistemdir. İç denetim, performans ve verimlilik sistemi olarak Çorum İl Özel İdaresi'nde pilot uygulama olarak hayata geçirilmiştir.

Uygulamadan önce il özel idarelerinde hakediş dosyalarının kontrol işlemleri elden takip ediliyor, dosya kayıtları ajanda üzerinde tutuluyordu. Kontrolcü personelin o anki iş yoğunluğu bilinmediğinden oluşan gecikmeler, hakediş ödemesi bekleyen yüklenici firmalar için telafisi zor sonuçlar ortaya çıkarıyor; gecikmelerin nereden kaynaklandığı tespit edilemediğinden sağlıklı işleyen bir yapı kurulamıyordu.

HAKBİS'te bütün mali müdürlükler ve birimler tanımlıdır. Hakediş bilgileri Evrak Kayıt modülünden kayıt yapıldığı andan itibaren sırasıyla Mali Hizmetler, Muhasebe ve Evrak Kontrol birimine havale olur. Sistem, evrakların havale edileceği birimlerdeki dosya yoğunluğunu gösterir ve karar verici havalelerin dağıtımını bu yoğunluğa göre yapar. Bu sayede zamandan azami derecede tasarruf edilir, personelin verimli çalışması sağlanır ve yüklenicilerin ödemelerinde yaşanan gecikmeler ortadan kalkar.

Ödeme emri bankaya gönderildiği an itibariyle hakediş sahibi yüklenici firmaya SMS yolu ile bilgi verilir. İsteğe bağlı olarak firma, hakedişinin hangi aşamada olduğunu internet üzerinden kontrol edebilir veya mobil uygulama üzerinden takip edebilir; bu da dosya takibi için oluşan telefon trafiğini ortadan kaldırır.

Öne Çıkan Özellikler

Evrak kayıt ve birimler arası otomatik havale
Birim yoğunluğuna göre iş dağıtımı ve dengeli iş yükü
Ön inceleme ve detaylı inceleme aşamaları, eksik evrak bildirimi
Ödeme emri sonrası yükleniciye otomatik SMS bilgilendirme
Yüklenici için web ve mobil (iOS, Android) dosya takibi
Harcama birimleri ve evrak durum özeti raporu
Muhasebe ve inceleme kullanıcıları evrak özeti
Firma/kişi evrak durum özeti ve alacak takibi
Evrak işlem süreleri, bekleme sebepleri ve personel performans raporu
Kullanıcı ve birim bazlı detaylı yetkilendirme